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Digitalisierung & Automatisierung

Automatisierung & KI
für KMU

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Ausgangslage

Viele Ihrer Abläufe funktionieren – aber sie kosten jeden Tag Zeit, Nerven und Geld.

In vielen Betrieben laufen Aufträge, Angebote, Formulare, Kommunikation oder Kundenvorgänge noch manuell. Das ist über die Jahre gewachsen, funktioniert irgendwie – aber es frisst Ressourcen.

Sie kämpfen täglich mit:

  • Steigendem Kostendruck & Personalmangel
  • Manuellen, wiederkehrenden Tätigkeiten
  • Fehleranfälligen Abläufen, Medienbrüchen und Tools, die nicht miteinander sprechen
  • Einer Kundenerfahrung, die leidet – und das ist gerade 2026 ein Wettbewerbsnachteil
  • Fehlendem Überblick über das operative Geschäft – in der Geschäftsleitung oder in der Verwaltung

Es dauert alles länger, belastet Mitarbeitende und hält Sie vom Kerngeschäft ab.

Oder der Betrieb läuft ohne Sie nicht von allein.

Leistungen

Das können wir für Sie lösen.

Wir analysieren den Ist-Zustand und setzen digitale Geschäftsprozesse um.
Das schafft erste Entlastung – und legt die Grundlage für weitere Automatisierung.

01

Die Basis: digitale Datenhaltung

Alles an einem Ort – sauber, aktuell, verknüpft.

Möglicherweise arbeiten Sie mit (zwei bis zwölf) Excel-Dateien.

Vielleicht setzen Sie branchenspezifische Standardsoftware ein, betreiben Insellösungen.

Vielleicht befinden sich viele Unterlagen aber auch noch in Papierform in Leitz-Ordnern.

Wir sorgen mit Ihnen einmal für eine solide (Daten-)Basis.
Um 2026 die nächsten Schritte für Ihr Business überhaupt erst gehen zu können.

  • Kundenbeziehungen (CRM)
  • Personalwesen
  • Immobilien & Assets
  • Angebote
  • Projektmanagement
  • Serviceaufträge
  • Produkte
  • Rechnungen
  • Akquise & Vertrieb
  • Buchhaltung & Finanzen
  • Kundenservice & Support
Tools
  • Airtable
  • make.com
  • Zapier
02

Datenerfassung & Formulare

Digitale Formulare statt Papier. Strukturierte Daten statt Chaos.

  • Formulare für strukturierte Datenerfassung
  • Lesbare Schrift, keine manuellen Erfassungsfehler
  • Daten in Echtzeit integriert – für die Weiterverarbeitung ohne Umwege

Ihr Nutzen: Keine Tipp- und Lesefehler mehr, und Daten, die sofort weiterverarbeitet werden.

Tools
  • Jotform
  • Airtable
  • Fillout
  • Google Forms
03

Verträge & Dokumente

Verarbeitung auf Autopilot.

Vertrag raus → digitale Unterschrift → Daten verteilt → Kommunikation automatisiert → sauber abgelegt.

Ideal für:
Anmeldungen, Mitgliedschaften, Vertragsabschlüsse, zahlungsrelevante Dokumente, interne Freigaben und Genehmigungen.

Ihr Nutzen: Vom Abschluss bis zur Ablage ohne Papier und ohne Nachfassen.

Tools
  • Jotform
  • DocuSign
  • make.com
  • Zapier
04

Automatisierung & Integration

Systeme verknüpfen und Ende-zu-Ende automatisieren.

  • Vernetzung mehrerer Systeme mit No-Code & Low-Code-Anwendungen
  • Systemübergreifende Automatisierung von Prozessen – auch mit KI-Integration
  • Automatisierte Datentransfers, E-Mails, Freigaben, Reports

Ihr Nutzen: Weniger Copy-and-paste zwischen Systemen, mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Tools
  • make.com
  • Zapier
05

Bots & Agenten

Antworten, erklären, weiterleiten, Daten abfragen – vollautomatisch.

Virtuelle Assistenzen ergänzen Ihren täglichen Betrieb:

  • LLM-gestützte und wissensbasierte Chatbots betreuen Ihre Website-Besuchende interaktiv
  • Voicebots unterstützen Ihren Kundenservice natürlich und 24/7 als Telefonassistenz, Anrufbeantworter mit KI oder im First-Level-Support

Ihr Nutzen: Anfragen werden rund um die Uhr beantwortet, Ihr Team kümmert sich um die komplexen Fälle.

Tools
  • 24bot by Answerly
  • fonio
  • Retell.ai
06

Kommunikation

Transaktionale E-Mails, Erinnerungen, (Eingangs-) Bestätigungen – alles automatisiert.

Ihr Nutzen: Ihre Kundschaft ist informiert, ohne dass jemand manuell nachfassen muss.

Tools
  • Brevo
  • Jotform
  • make.com
  • Zapier

Anwendungsbeispiele

So sieht das konkret aus.

Konkrete Anwendungsbeispiele, wie Ihre Abläufe schon in wenigen Wochen digital laufen können.

  • Digitaler Telefonassistent für Handwerk, Arztpraxen, Autohäuser, Hotels

    Immer erreichbar, keine verpassten Anrufe mehr, automatische Prozesse.

  • Virtueller Kundenservice & Empfang

    Gespräche annehmen, Fragen klären, weiterverbinden, Termine buchen. Alles automatisch und 24/7.

  • Chatbots für die Betreuung von Website-Besuchenden

    Häufige Fragen automatisch beantworten, Anfragen aufnehmen & weiterleiten, Aktionen automatisch durchführen – rund um die Uhr.

  • Kunden- & Auftragsverwaltung für Handwerk & Dienstleister

    Angebot, Rechnung und Kommunikation – durchgängig digital.

  • Automatische Verträge & Kunden-Onboarding

    Vom Formular bis zur Freigabe – komplett automatisch.

  • Digitale Lösungen für öffentliche Einrichtungen

    Formulare, Freigaben, Kommunikation – alles digital.

Nutzen

Was bringt das?

Ihr Nutzen und was sich für Sie verändert.

  • Effizienz rauf

    Weniger manuelle Schritte, weniger Nachfragen, weniger Doppelarbeit.

  • Kosten runter

    Automatisierte Abläufe statt teurer personeller Stunden.

  • Höhere Qualität

    Weniger Fehler, klare Verantwortung, planbare Ergebnisqualität.

  • Bessere Kundenerlebnisse

    Schneller sein, digital, serviceorientiert – so wie Ihre Kundschaft es erwartet.

  • Mehr Transparenz im Tagesgeschäft

    Anfragen, Aufträge, Kundenanliegen – alles nachvollziehbar.

Kurzum:

Kundschaft, die wieder zu Ihnen kommt.

Referenzen

Projektbeispiele

  • Antrag & Vertrag

    Von Papier zu digital: Digitalisierung von Antrags- & Vertragsprozessen

    Vollständige Digitalisierung eines Antrag- und Vertragsprozesses inklusive Signatur-Workflow in der Kinderbetreuung.

  • Öffentliche Verwaltung

    Automatisierung eines Mitgliedschaftsprozesses in der öffentlichen Verwaltung

    Reduktion manueller Arbeitsschritte, Verkürzung der Durchlaufzeit und bessere Nachvollziehbarkeit.

Technologien

Womit setzen wir es um?

Bewährte Tools und Technologien.
Sicher, datenschutzbewusst und skalierbar.

  • Datenhaltung & Formulare

    • Airtable
    • Microsoft365
    • Google Workspace
    • Jotform
    • HubSpot
    • Zoho One
    • Pipedrive

  • KI, Bots & Voice

    • Claude
    • GPT / OpenAI
    • Answerly
    • tawk.to
    • fonio
    • Retell.ai
    • ElevenLabs

  • Automatisierung

    • make.com
    • Zapier
    • HubSpot Automation
    • Pipedrive Workflows

  • Kommunikation

    • Brevo
    • Mailjet
    • Twilio

Sicherheit & Compliance

  • Datenschutzbewusste Konzeption und Umsetzung
  • Hosting innerhalb der EU oder Deutschland (je nach Anbieter)
  • Datensparsamkeit und keine unnötige Datenspeicherung
  • Transparente Zugriffsrechte
  • Auf Wunsch: EU-/DSGVO-konforme Datenverarbeitung
  • Auf Wunsch: Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA)
    mit Ihrer Datenschutzbeauftragung

Wie starten wir?

Holen Sie mehr aus Ihrem Unternehmen heraus.

Unsere Angebote

  • Digital-Check

    Wo können Sie Zeit sparen?

    Sie schildern uns, was Sie im Alltag Zeit kostet, wo Mitarbeitende immer wieder dieselben Dinge erledigen oder wo es regelmäßig hakt. Wir schauen gemeinsam darauf und zeigen Ihnen, wo Digitalisierung und Automatisierung ansetzen können.

    Ideal für Handwerk, Dienstleister und kleine Betriebe, die einen Kompass brauchen.

    Das nehmen Sie mit:

    • Erste konkrete Ansatzpunkte
    • Einschätzung von Aufwand & Nutzen
    • Ihr individueller Digitalisierungs-Fahrplan mit konkreten Maßnahmen
    Digital-Check anfragen

  • 30-Tage
    Digital Optimization Sprint

    Wir priorisieren mit Ihnen die wichtigsten Hebel, nehmen eine produktive Automatisierung live und erarbeiten einen 100-Tage-Plan für die Skalierung.

    Ergebnis: spürbare Entlastung, erste Kosteneinsparungen und klarer Fahrplan.

    Ideal für Dienstleister und Betriebe, die jetzt starten wollen.

    Das erhalten Sie:

    • 30 Minuten Erstgespräch
    • 4 Stunden Audit-Sessions
    • Analyse, Maßnahmen & Priorisierung
    • Prototyp mit Ausbaumöglichkeit
    • 100-Tage-Plan zur weiteren Umsetzung
    Optimierungssprint anfragen

  • Ihre individuelle Lösung

    Sie haben eine Idee, wie Sie sich oder Ihre Mitarbeitenden von täglichen Routineaufgaben befreien können, und suchen jemanden für die Umsetzung?

    Sprechen Sie uns an.
    Wir entwickeln mit Ihnen den passenden Prozess und realisieren ihn mit digitalen Lösungen.

    Jetzt anfragen